Termos de Serviço

Este Anexo faz parte integrante destes Termos e aplica-se sempre que sua organização carregar no TitoHR dados pessoais de seus funcionários, candidatos ou outras pessoas. Vigora desde 3 de agosto de 2026. Em caso de conflito entre este Anexo e o corpo dos Termos em matéria de tratamento de dados pessoais, prevalece este Anexo.

Sua organização atua como controladora: decide quais dados pessoais são carregados e com que finalidade. O TitoHR atua como operador: trata esses dados apenas para prestar o Serviço. O TitoHR não vende dados pessoais e não utiliza os dados pessoais dos seus funcionários para treinar modelos de inteligência artificial.

Objeto: a prestação do Serviço de gestão de recursos humanos. Duração: enquanto a assinatura estiver ativa, mais o prazo de eliminação descrito na seção 12. Natureza e finalidade: armazenamento, organização, consulta, análise e transmissão de informações de recursos humanos. Categorias de titulares: funcionários atuais e anteriores, candidatos e qualquer pessoa cujos dados sua organização decida carregar.

Dados de identificação e contato, registros trabalhistas, informações salariais e de contratos, documentos carregados (currículos, contratos, documentos gerais), dados de desempenho, objetivos, competências e avaliações, e registros de ausências. Sua organização decide quais desses dados carrega e não deve usar o Serviço para armazenar dados pessoais alheios à gestão de recursos humanos.

Tratamos os dados pessoais apenas conforme suas instruções documentadas, que incluem seu uso e configuração do Serviço, salvo se a lei aplicável nos obrigar a tratá-los de outra forma. Se entendermos que uma instrução infringe a legislação de proteção de dados aplicável, iremos informá-lo.

O pessoal autorizado a tratar seus dados pessoais está sujeito a obrigações de confidencialidade e acessa esses dados apenas na medida necessária para operar e dar suporte ao Serviço.

Mantemos medidas técnicas e organizacionais apropriadas ao risco, entre elas:

• Criptografia dos dados em trânsito e em repouso; os tokens de integrações com terceiros são criptografados com AES-256-GCM.
• Segurança em nível de linha no banco de dados, de modo que cada consulta fica restrita à sua organização e os clientes ficam isolados entre si. Esse isolamento é verificado por um teste automatizado que revisa cada tabela.
• Controle de acesso por perfis, permissões por campo sensível, permissões por país e usuários externos somente leitura limitados a seções específicas.
• Autenticação por código de uso único enviado por e-mail ou login com Google ou Microsoft. As credenciais de API são armazenadas apenas como hash SHA-256.
• Registro de auditoria que conserva as alterações com seus valores anteriores e posteriores, inclusive quando um administrador atua em nome de outro usuário.
• As funções de inteligência artificial operam com as permissões do usuário que as invoca e nunca podem acessar mais do que essa pessoa pode ver.

Você autoriza o TitoHR a contratar os suboperadores indicados a seguir, todos os quais tratam os dados nos Estados Unidos: Supabase (banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos), Vercel (hospedagem da aplicação e tarefas agendadas), Anthropic e OpenAI (modelos de inteligência artificial, extração de texto e indexação de busca), Google (geração de imagens para campanhas internas e sincronização de calendário, se você habilitar), Microsoft (sincronização de calendário e login único, se você habilitar), Resend (e-mail transacional), Stripe (processamento de pagamentos da assinatura) e PostHog (análise de uso do produto, limitada a identificadores internos e nunca a dados de funcionários). Avisaremos com antecedência antes de adicionar ou substituir um suboperador e você poderá se opor por motivos razoáveis de proteção de dados; se não conseguirmos resolver a objeção, você poderá encerrar o Serviço afetado sem penalidade. A lista atualizada está disponível mediante solicitação em privacy@titohr.com.

O Serviço é hospedado nos Estados Unidos (região Norte da Virgínia). Se sua organização ou seus funcionários estiverem fora dos Estados Unidos, o uso do Serviço implica uma transferência internacional de dados pessoais. O TitoHR não oferece hoje residência de dados fora dos Estados Unidos. Você é responsável por ter uma base legal válida para essa transferência conforme a legislação que lhe for aplicável, e o TitoHR se compromete a assinar as cláusulas contratuais que sua área jurídica razoavelmente exigir para sustentá-la e a fornecer as informações necessárias para documentá-la.

O Serviço oferece ferramentas para que seus administradores acessem, corrijam, exportem e excluam dados pessoais diretamente, de modo que você possa atender às solicitações dos titulares. Quando uma solicitação não puder ser resolvida com essas ferramentas, prestaremos assistência razoável mediante sua solicitação. Se um titular contatar diretamente o TitoHR, iremos encaminhá-lo à sua organização.

Notificaremos você sem demora indevida e, em todo caso, dentro de 72 horas após tomarmos conhecimento, de qualquer violação de segurança confirmada que afete seus dados pessoais. A notificação descreverá o que se souber sobre a natureza do incidente, as categorias de dados afetadas, as consequências prováveis e as medidas adotadas ou propostas.

Mediante sua solicitação e no máximo uma vez por ano, forneceremos as informações razoavelmente necessárias para demonstrar o cumprimento deste Anexo, incluindo uma descrição das nossas medidas técnicas e organizacionais e respostas a um questionário de segurança. Qualquer auditoria presencial exige aviso prévio razoável, não deve interromper o Serviço e fica sujeita a confidencialidade. O TitoHR não possui atualmente certificação SOC 2 nem ISO 27001.

Você pode exportar seus dados a qualquer momento enquanto a assinatura estiver ativa. Ao encerrar a relação, damos um prazo razoável para exportação e depois excluímos todas as informações associadas dentro de 90 dias, salvo se a lei aplicável exigir sua conservação. Os registros técnicos têm janelas de retenção definidas e são expurgados automaticamente: 24 meses o registro de auditoria e 12 meses os registros operacionais.

A responsabilidade decorrente deste Anexo fica sujeita às limitações estabelecidas no corpo destes Termos. Se sua organização precisar de um acordo de tratamento de dados assinado separadamente, escreva para privacy@titohr.com.